Comment vérifier un dossier de candidature lors d'une location ?

Pour éviter les mauvaises surprises et les impayés, il est nécessaire de vérifier les pièces fournies par votre futur locataire.

En effet, en raison de la hausse des loyers et d’une forte demande en matière de location, des faux documents apparaissent sur le marché, dont certains générés par des fraudeurs professionnels.

 

Quels sont les documents que vous pouvez demander aux candidats et à leurs garants ?

Le décret n°2019-1019 du 3 octobre 2019 liste les pièces suivantes :

Une pièce justificative d’identité en cours de validité, comportant la photographie du titulaire parmi les documents suivants :

• Carte nationale d’identité française ou étrangère.
• Passeport français ou étranger.
• Permis de conduire français ou étranger.
• Un document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger, notamment, carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

 

Une seule pièce justificative de domicile parmi les documents suivants :

• Trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges.
• Attestation d’élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé.
• Attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile.
• Dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.

 

Un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles parmi les documents suivants :

• Contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l’employeur précisant l’emploi et la rémunération proposée, la date d’entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d’essai.
• L’extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale.
• L’extrait D 1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan.
• La copie du certificat d’identification de l’INSEE, comportant les numéros d’identification, pour un travailleur indépendant.
• La copie de la carte professionnelle pour une profession libérale.
• Toute pièce récente attestant de l’activité pour les autres professionnels.
• Carte d’étudiant ou certificat de scolarité pour l’année en cours.

 

Un ou plusieurs documents attestant des ressources parmi les documents suivants :

• Le dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition. Lorsque tout ou partie des revenus perçus n’a pas été imposé en France mais dans un autre Etat ou territoire, le dernier ou avant-dernier avis d’imposition à l’impôt ou aux impôts. (qui tiennent lieu d’impôt sur le revenu dans cet Etat ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l’administration fiscale de cet Etat ou territoire).
• Trois derniers bulletins de salaires.
• Justificatif de versement des indemnités de stage.
• Les deux derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées.
• Justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois. (ou justificatif de l’ouverture des droits, établis par l’organisme payeur).
• Attestation de simulation établie par l’organisme payeur ou simulation établie par le locataire relative aux aides au logement.
• Avis d’attribution de bourse pour les étudiants boursiers.
• Titre de propriété d’un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière.
• Justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

 

Pour les personnes morales les deux justificatifs :

• Extrait K bis original de moins de trois mois de la société ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l’existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l’adresse de l’organisme ainsi que la preuve qu’une déclaration a été effectuée auprès d’une administration, une juridiction ou un organisme professionnel.
• Justificatif d’identité du représentant de la personne morale figurant sur l’extrait K bis ou les statuts.

 

Les documents peuvent être des copies des documents originaux ;  rédigés ou traduits en langue française et les montants inscrits convertis en euros.

 

Ce qu’il faut vérifier

1. La pièce d’identité :

Il convient de vérifier l’aspect général, la disposition et la présence ou absence d’éléments. (en comparaison avec votre propre pièce d’identité)

Regardez si la photo, la date de naissance correspondent avec les autres documents en votre possession.

 

Et pour une recherche plus approfondie, vous pouvez éventuellement :

• faire une recherche de la personne sur les pages blanches et sur les réseaux sociaux pour recouper les informations.
• Appeler le précédent propriétaire dont les coordonnées apparaissent sur les quittances de loyer
• Vérifier le numéro de sécurité social visible sur les fiches de paye.
• Il commence par 1 pour les garçons et 2 pour les filles
• Vient ensuite l’année de naissance sur 2 chiffres (exemple pour 1956 : 56)
• Puis le mois de naissance (11 pour novembre)
• Puis le département de naissance (83 pour le Var) pour les personnes nées à l’étranger, vous lirez un 99

 

Les chiffres qui suivent sont plus compliqués à vérifier ; ils sont générés par l’Insee.

• le code de la commune de naissance sur 3 chiffres
• le rang de naissance sur 3 chiffres (personnes nées le même jour dans la même commune)

 

Bien entendu, si vous constatez une incohérence sur les 7 premiers chiffres du numéro de sécurité social, le dossier est mal engagé.

 

2. Les revenus :

Dans la majorité des locations, le bailleur exige des revenus nets représentant trois fois le montant du loyer et des charges.

 

A voir sur les fiches de paye :

• la cohérence entre le revenu brut et net des fiches de paye.
• Vérifiez sur les pages jaunes que l’entreprise existe à l’adresse indiquée
• Consultez un site de référencement de l’employeur comme societe.com ou le greffe du Tribunal.

Sur ces sites vous pourrez vérifier l’existence et la santé de l’entreprise (grâce à la saisie du SIRET (indiqué sur la fiche de paye). Vous pourrez vérifier que la société n’est pas en faillite…

 

Les mentions qui doivent apparaître sur une fiche de paye sont les suivantes :

1. identification de l’employeur et du salarié

• Nom et adresse de l’employeur (éventuellement la désignation de l’établissement dont dépend le salarié)
• Numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi (code APE et code NAF) et numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (SIRET)
• Convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail
• Nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (le niveau ou le coefficient hiérarchique)
• Période et nombre d’heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes)
• Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours)
• Base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail
• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales

2. salaire

• Rémunération brute du salarié
• Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
• Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
• Nature et montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des fais de transport)
• Montant effectivement reçu par le salarié
• Date de paiement
• Congé et montant de l’indemnité de congé payés, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée

3. cotisations et contributions sociales

• Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage
• Exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
• Total versé par l’employeur.(rémunération brute versée, cotisations et contributions à la charge de l’employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)
• Somme relative à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie

4. net à payer et imposable

• Le net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source

 

3. L’avis d’imposition :

 

L’administration fiscale permet une vérification gratuite des avis d’imposition. Pour se faire il suffit de rechercher sur internet « service de vérification des avis ».

En saisissant le numéro fiscal et la référence de l’avis d’imposition sur le site, vous pourrez accéder aux revenus du déclarant et les comparer avec l’avis que vous avez sous les yeux.

 

A savoir: Il existe des sociétés spécialisées dans les vérifications de ces informations, contre rémunération.

Si vous avez souscrit une assurance loyer impayé, il est souhaitable de faire contrôler la candidature par votre assurance avant de signer un bail. Attention, tous les profils ne sont pas acceptés.

En cas de retard de paiement, un dossier non validé pourra être refusé par votre assurance, pour un détail malheureux que vous n’auriez pas vu.

 

 

Nous faisons des locations depuis plus de 25 ans et avons l’habitude d’étudier les dossiers de candidature. Nous avons su écarter les candidatures falsifiées.

A ce jour et malgré la crise sanitaire, nous avons moins de 10 dossiers en procédure de recouvrement. Aussi, nous sommes à votre disposition dans votre recherche de locataires ; pour tous types de baux.